6 astuces de gestion de projet pour les architectes d’intérieur

La gestion des projets pour les architectes d’intérieur consiste à rester organisé. Qu’il s’agisse de créer un calendrier, de fixer et de communiquer des délais, de budgétiser ou de déléguer du travail; si vous ne gardez pas une trace de tous les détails, qu’ils soient grands ou petits, certaines choses risquent de passer entre les mailles du filet.

Organiser vos projets de design d’intérieur n’est pas facile, surtout si vous jonglez avec plusieurs projets en même temps. Voici 6 conseils qui vous aideront à gérer votre emploi du temps et à maîtriser toutes vos tâches, en éliminant les erreurs et en offrant une expérience de conception indolore à vos clients.

Gestion de projets pour architectes d’intérieur

gestion architecte d'intérieur

1. Établissez une routine matinale

Rien de tel qu’une routine matinale pour vous aider à rester organisé. Nous comprenons que tous les projets ne sont pas identiques, mais suivre une routine vous permettra de vous attaquer à certaines tâches plus ou moins à la même heure chaque jour, vous assurant de couvrir tous les terrains.

Voici un exemple de la routine matinale d’un architecte d’intérieur :

  • 9h00 : Vérifier et répondre aux SMS et aux messages vocaux
  • 10h00 : Consulter et répondre aux e-mails
  • 11h00 : Prendre contact avec le client, l’entrepreneur et/ou les détaillants pour toute question et suivi concernant l’avancement du projet
  • 12h00 : Déjeuner

Nous spécifions la routine du matin car elle affecte le déroulement du reste de votre après-midi. Que vous deviez effectuer des révisions de conception, visiter le site, passer/modifier des commandes, etc. sera très probablement déterminé par la communication qui a lieu au début de votre journée de travail.

Votre routine n’a pas besoin d’être gravée dans le marbre car cette ligne de travail nécessite une certaine flexibilité, mais la suivre presque tous les jours est très utile en matière de gestion de projet pour les architectes d’intérieur.

2. Établissez un calendrier de projet et communiquez les échéanciers pour chaque phase

Si vous établissez un calendrier pour votre projet, vous devez être prêt à vous y engager. La chose la plus importante est de gérer les attentes des clients en leur donnant des délais réalistes pour chaque phase de la conception et en s’y tenant.

Notez toutes les étapes et les tâches que vous devrez entreprendre pour mener à bien votre projet de design d’intérieur.

Un projet typique comprend (mais n’est pas limité à) :

  • Consultation initiale (vous pouvez utiliser ce questionnaire client comme point de départ)
  • Prendre des mesures et des photos de l’espace
  • Détermination de la portée et de la taille du projet
  • Conception de concepts (aménagement d’espace, planches d’humeur, dessins 3D, etc.)
  • Présentation du design et signature avec le client
  • Obtenir des offres d’entrepreneurs et embaucher le bon pour le projet
  • Obtention des autorisations si nécessaire
  • Budgétisation (plus à ce sujet plus tard)
  • Approvisionnement en matériaux, luminaires, quincaillerie, mobilier, armoires, électroménagers, etc.
  • Visites sur place pour s’assurer que tout est sur la bonne voie

Et plus…

Afin de déterminer le calendrier estimé de la phase de construction, vous devrez vous coordonner avec votre entrepreneur; les installateurs, l’ingénieur, l’électricien, le plombier et tout autre travailleur impliqué. Une fois cela fait, vous pouvez saisir les dates d’achèvement des phases dans votre calendrier et les partager avec vos clients.

Remarque : Vous ne devez jamais démarrer un projet sans avoir préalablement rédigé et signé un contrat d’aménagement intérieur . Cela vous protégera en cas de retards hors de votre contrôle.

3. Améliorez vos compétences en matière de budgétisation et de facturation

Avoir un budget illimité pour travailler est le rêve, mais ces types de projets sont rares, à moins que vous ne soyez un designer de luxe. La plupart des projets vous obligeront à respecter un budget établi avant même le début des travaux.

La gestion de projet pour les architectes d’intérieur nécessite que vous ayez des compétences en matière de budgétisation et de facturation pour définir des attentes réalistes pour vos clients. Cela s’acquiert principalement avec l’expérience – savoir ce qui vaut la peine de faire des folies, sur quels domaines vous pouvez économiser, quel est le coût typique de l’ameublement, quel est le coût des changements structurels majeurs, etc.

La facturation, en revanche, s’apprend certainement. Vous serez facturé pour le temps consacré à la recherche, au design, aux déplacements et à la communication (voici un guide sur les frais de design d’intérieur). Vous devrez également inclure les honoraires de l’entrepreneur, les frais d’ameublement et tous les autres frais et coûts impliqués dans le projet.

Note : Conservez des registres (reçus) de toutes les transactions effectuées et de tous les matériaux, fournitures et meubles achetés, afin de pouvoir les présenter à vos clients s’ils en font la demande.

4. Déléguez votre travail

Si vous êtes un architecte d’intérieur indépendant et que vous êtes submergé par tout le travail administratif; il peut être judicieux d’engager de l’aide. En pus, si vous travaillez déjà en équipe et disposez de ressources à votre disposition; n’hésitez pas à déléguer une partie de votre travail.

Si la conception est votre principale priorité; vous devez consacrer la majeure partie de votre temps et de votre énergie à cela. Déléguer le travail selon les forces de votre équipe assurera que les autres aspects du projet sont pris en charge tout en vous donnant le temps nécessaire pour créer un design qui répondra à toutes les exigences de vos clients sans compromettre la qualité.

5. Recherchez un logiciel de gestion de projet de design d’intérieur

Que vous soyez un designer solo ou que vous travailliez au sein d’une grande entreprise; un logiciel de gestion de projet de design d’intérieur vous aidera vraiment à organiser toutes vos tâches; ainsi que les tâches de votre équipe et améliorera l’efficacité globale.

Ces types d’applications spécifiquement destinées aux architectes d’intérieur offrent des outils qui vous aideront à:

  • Préparer et envoyer des contrats
  • Communiquer avec les clients
  • Partager vos conceptions
  • Préparer des devis précis
  • Nourrir les prospects
  • Gérer les commandes des fabricants et des fournisseurs, et bien plus encore.

6. Organisez vos fichiers numériques

Notre dernier conseil est probablement le plus simple de la liste et peut être mis en œuvre immédiatement; à savoir l’organisation des fichiers numériques. Vous devez avoir un dossier principal pour tous vos clients et plusieurs sous-dossiers contenant des enregistrements tels que:

  • Des factures
  • Propositions
  • Questionnaires
  • Budgets
  • Notes
  • Images
  • Fichiers de conception et des présentations
  • Dessins
  • Devis de fournisseurs
  • Calendriers, etc.

Si vous le souhaitez pour entrer dans le vif du sujet de la façon d’organiser vos dossiers numériques, consultez cet article.

Assurez-vous d’utiliser des conventions de dénomination appropriées pour tous vos dossiers afin qu’ils soient faciles à trouver lorsque vous en avez besoin. Rien n’est plus frustrant que d’être sur une chasse à l’oie sauvage lorsque vous avez le client au téléphone qui pose des questions spécifiques, dont les réponses sont cachées dans les profondeurs de votre disque dur.

Lire aussi:

(10)